Academia Idiomas Monterrey comprende que pueden surgir circunstancias imprevistas que requieran la cancelación de un curso. Hemos desarrollado esta política de cancelaciones para ser justa tanto para nuestros estudiantes como para la institución, considerando los costos operativos, la planificación académica, y las necesidades financieras de ambas partes.
Todas las solicitudes de cancelación deben presentarse por escrito a través de nuestros canales oficiales: correo electrónico a info@tradindtqk.com, en persona en nuestras oficinas, o mediante carta certificada. No aceptamos cancelaciones verbales o por teléfono. La fecha oficial de cancelación será la fecha en que recibamos la notificación escrita completa, no la fecha de la última asistencia a clases.
Es importante que los estudiantes lean cuidadosamente esta política antes de inscribirse en cualquier curso, ya que al completar la inscripción y realizar el pago, están aceptando estos términos de cancelación. Recomendamos considerar cuidadosamente su compromiso antes de inscribirse para evitar inconvenientes posteriores.
Los porcentajes de reembolso varían según el momento en que se solicite la cancelación. Hemos estructurado este sistema para equilibrar la flexibilidad para los estudiantes con la necesidad de cubrir los costos operativos y de planificación académica que ya se han incurrido en preparación para el curso.
| Momento de Cancelación | Porcentaje de Reembolso | Deducciones Aplicables | Tiempo de Procesamiento |
|---|---|---|---|
| Más de 7 días antes del inicio | 90% | Gastos administrativos (10%) | 5-7 días hábiles |
| 2-7 días antes del inicio | 75% | Gastos admin. + reserva de cupo (25%) | 7-10 días hábiles |
| Primer día de clases | 60% | Gastos admin. + materiales (40%) | 10-14 días hábiles |
| Primera semana completa | 50% | 50% del curso | 10-14 días hábiles |
| Segunda semana | 25% | 75% del curso | 14-21 días hábiles |
| Después de la segunda semana | 0% | No aplica reembolso | No aplica |
Los gastos administrativos incluyen procesamiento de documentos, preparación de materiales, asignación de profesores, y otros costos operativos que se incurren independientemente de si el estudiante completa el curso o no.
Para procesar una solicitud de cancelación, requerimos documentación específica que debe ser presentada de manera completa y legible. La falta de cualquiera de estos documentos resultará en retrasos en el procesamiento de la solicitud de cancelación y el reembolso correspondiente.
Documentos obligatorios: solicitud de cancelación por escrito firmada por el estudiante (o padre/tutor si es menor de edad), copia de identificación oficial vigente, contrato de inscripción original o copia, comprobantes de pago realizados, formulario de datos bancarios para reembolso (si aplica), y cualquier documentación adicional según el motivo de la cancelación.
Para cancelaciones por motivos médicos, requerimos certificado médico oficial emitido por institución de salud reconocida, que especifique la incapacidad para continuar estudios y la duración aproximada de la condición. Para cancelaciones por reubicación laboral, necesitamos carta oficial del empleador confirmando el traslado y las fechas. Para emergencias familiares, requerimos documentación apropiada que sustente la circunstancia.
Reconocemos que pueden surgir situaciones excepcionales que están fuera del control del estudiante. En estos casos, evaluamos cada solicitud individualmente y podemos hacer excepciones a nuestra política estándar de cancelaciones. Sin embargo, estas excepciones requieren documentación exhaustiva y están sujetas a aprobación administrativa.
En casos de enfermedad grave del estudiante o familiar directo que requiera atención médica prolongada, podemos ofrecer suspensión temporal del curso con derecho a reanudar en el siguiente período disponible, o reembolso parcial superior al estándar si la continuación es imposible.
Situaciones de fuerza mayor como desastres naturales, pandemias, o emergencias nacionales pueden resultar en políticas de cancelación modificadas. Durante la pandemia de COVID-19, implementamos políticas especiales que permitieron mayor flexibilidad en cancelaciones y transferencias de cursos.
Para estudiantes internacionales, problemas con visas o situaciones políticas en el país de origen pueden calificar para consideraciones especiales. Cada caso se evalúa según su mérito individual, considerando la documentación proporcionada y las circunstancias específicas del estudiante.
Como alternativa a la cancelación completa, ofrecemos opciones de transferencia que pueden ser más beneficiosas para los estudiantes. Las transferencias permiten cambiar a un curso diferente, modificar horarios, o postergar el inicio del curso sin las penalizaciones financieras asociadas con las cancelaciones completas.
Transferencias permitidas incluyen: cambio a un curso del mismo nivel en diferente horario (sin costo adicional), cambio a un curso de diferente idioma (con ajuste de precio si aplica), transferencia a modalidad en línea (con ajuste de precio), cambio a curso de diferente intensidad (con ajuste proporcional), y postponimiento hasta el siguiente período académico disponible.
Las transferencias deben solicitarse con al menos 48 horas de anticipación al inicio del curso original. Pueden realizarse hasta dos transferencias por estudiante por año académico. Transferencias adicionales están sujetas a disponibilidad de cupos y pueden incurrir en gastos administrativos adicionales del 5% del valor del curso.
Una vez aprobada la cancelación, el proceso de reembolso sigue procedimientos específicos para asegurar la precisión y seguridad de las transacciones financieras. Los reembolsos se procesan utilizando el mismo método de pago original cuando es posible, o mediante transferencia bancaria cuando se requiere una alternativa.
Para pagos realizados en efectivo, el reembolso se hace en efectivo en nuestras oficinas previa cita programada. Para pagos con tarjeta de crédito o débito, el reembolso se procesa a la misma tarjeta utilizada para el pago original y puede tomar de 5 a 10 días hábiles en aparecer en el estado de cuenta, dependiendo del banco emisor.
Para transferencias bancarias, requerimos información bancaria completa y verificada del estudiante. Los reembolsos por transferencia bancaria se procesan dentro de los plazos establecidos pero pueden tomar tiempo adicional dependiendo del banco receptor. Cualquier comisión bancaria será responsabilidad del estudiante.
Ciertos conceptos y servicios no son elegibles para reembolso una vez que han sido proporcionados o utilizados, independientemente del momento de la cancelación. Es importante que los estudiantes entiendan estos conceptos antes de realizar pagos para evitar malentendidos posteriores.
Conceptos no reembolsables incluyen: gastos de inscripción y matrícula inicial, costo de evaluación de nivel y certificaciones ya emitidas, materiales didácticos que ya han sido entregados al estudiante (libros, CDs, acceso a plataformas digitales), clases individuales ya tomadas, servicios adicionales como tutorías especiales o sesiones de coaching ya realizadas.
También son no reembolsables las cuotas de exámenes internacionales si ya han sido registrados con las instituciones certificadoras, gastos de eventos especiales o actividades culturales en las que el estudiante ya participó, y cualquier servicio personalizado que fue desarrollado específicamente para el estudiante y ya fue entregado.
Los cursos corporativos y grupales tienen condiciones de cancelación específicas debido a la planificación especializada y los recursos dedicados que requieren. Estos cursos a menudo involucran desarrollo de curriculum personalizado, asignación de profesores especializados, y coordinación de horarios complejos.
Para cursos corporativos, las cancelaciones deben ser solicitadas por el representante oficial de la empresa con al menos 14 días de anticipación. Cancelaciones con menor anticipación están sujetas a penalizaciones del 50% del valor total del contrato para cubrir costos de preparación ya incurridos y compensación por la pérdida de oportunidad de llenar esos horarios con otros estudiantes.
En cursos grupales privados (3 o más estudiantes), si uno o más participantes cancelan pero el grupo decide continuar, se recalcula el precio por estudiante restante. Si el grupo se reduce por debajo del mínimo requerido, se ofrecen opciones de transferir a un grupo existente, cambiar a clases individuales con ajuste de precio, o cancelar completamente bajo los términos estándar.
Los estudiantes que no estén de acuerdo con una decisión de cancelación o reembolso tienen derecho a apelar la decisión a través de nuestro proceso formal de apelaciones. Este proceso está diseñado para asegurar que todas las decisiones sean justas y que se consideren adecuadamente las circunstancias individuales de cada caso.
Para iniciar una apelación, el estudiante debe enviar una solicitud por escrito dentro de los 30 días posteriores a la decisión inicial, explicando detalladamente las razones de la apelación y proporcionando cualquier documentación adicional que soporte su caso. La apelación será revisada por un comité compuesto por la dirección académica y administrativa.
El comité de apelaciones se reunirá dentro de los 15 días hábiles posteriores a recibir la solicitud completa y emitirá una decisión final dentro de los 10 días hábiles siguientes. Esta decisión será comunicada por escrito al estudiante y será considerada final. Si el estudiante no está satisfecho con el resultado, puede buscar mediación externa o consulta legal según considere apropiado.
Para evitar inconvenientes y asegurar el mejor resultado posible en caso de necesitar cancelar un curso, recordamos a nuestros estudiantes varios puntos importantes que deben tener en cuenta antes, durante, y después del proceso de inscripción en nuestros programas educativos.
Considere cuidadosamente su disponibilidad de tiempo, recursos financieros, y compromiso personal antes de inscribirse. Consulte con familiares o empleadores si su situación puede cambiar durante el período del curso. Revise todas las políticas y términos antes de firmar cualquier contrato.
Mantenga siempre copias de todos los documentos relacionados con su inscripción, incluyendo contratos, recibos de pago, y cualquier correspondencia con la academia. Esta documentación será esencial si necesita solicitar una cancelación o transferencia en el futuro.
Comuníquese con nosotros tan pronto como sepa que puede necesitar cancelar. Mientras más temprano recibamos su notificación, más opciones tendremos disponibles para asistirle. No espere hasta el último momento para tomar una decisión, ya que esto limitará significativamente sus opciones de reembolso y transferencia.